Affidarsi alla logistica conto terzi per propri prodotti rappresenta spesso un passo importante che un’azienda di produzione compie per ottimizzare il suo business. Allo stesso tempo, però, si sviluppa la necessità di avere un supporto che segua costantemente il cliente in tutte le sue necessità.

È così che Neologistica, operatore di logistica conto terzi, ha istituito ormai da molti anni un reparto che cura i rapporti con il cliente: il Customer Service. Approfondiamo con la Responsabile del Customer service di Neologistica, Eliana Catizone, questo importante servizio.

In linea di massima, quindi, di cosa si occupa un customer service in Neologistica?

Il Customer Service si occupa dell’assistenza ai clienti sia telefonica sia via e-mail per quanto riguarda i flussi logistici dei prodotti stoccati all’interno dei magazzini di Neologistica.

È un reparto estremamente importante per l’azienda, perchè ha il compito di rispondere tempestivamente alle singole richieste cercando di soddisfare ogni singolo cliente.

Si tratta, quindi, di un reparto con la funzione di interfaccia con il cliente e molto spesso anche con il corriere. Risulta, per questa ragione, fondamentale possedere una forte attitudine alla comunicazione, ai rapporti interpersonali e soprattutto alla comprensione delle esigenze del cliente.

Nel dettaglio quali sono le attività che vengono svolte all’interno di questo ufficio?

Il reparto customer service svolge diverse attività di supporto al cliente, quali:

  • Gestione dei flussi comunicativi con il cliente per quanto riguarda le informazioni relative agli ordini di entrata, di lavorazione e di uscita
  • Controllo della correttezza delle spedizioni particolari
  • Gestisce delle richieste di ogni cliente e dei corriere
  • Gestione dei resi
  • Gestione delle lavorazioni da affidare all’officina farmaceutica
  • Segnalare eventuali anomalie ai clienti e ai corrieri (giacenza, furti, rapine e smarrimenti)
  • Seguire le spedizoni dirette all’estero, indicando le tariffe e i relativi tempi di resa
  • Collaborazione con il perosnale di magazzinno per lo scambio di informazioni relativo all’uscita della merce
  • Pianificazione degli ordini con particolari criticità
  • Controllo delle spedizioni in contrassegno
  • Operazioni sui sistemi opertivi dei clienti per le conferme degli ordini e dei carichi
  • Inserimento manuale degli ordini per i clienti che non hanno realizzato un’interfaccia informatica
  • Gestione dello smaltimenti e distruizioni dei prodotti interfaciandosi direttamente con le strutture autorizzate
  • Interfaccia con il cliente sui controlli inventariali e sulle eventuali mancanze e/o danneggiamenti di magazzino
  • Gestionde della tracciatura ministeriale

Non si tratta, quindi, di una semplice assistenza telefonica come si potrebbe inizialmente pensare, bensì di attività molto più articolate e complesse, che garantistico la qualità dei processi.

Quali sono, quindi, i punti di forza e le principali caratteristiche che Neologistica garantisce tramite il suo servizio di customer service?

Innanzitutto, l’ufficio Customer Service di Neologistica si contraddistingue per la velocità con la quale cerca di risolvere le eventuali problematiche che si posso sviluppare; l’impegno dell’ufficio consiste, infatti, nel cercare di fornire, nel minor tempo possibile, soluzioni sia operative che economiche vantaggiose per il cliente. Una delle particolarità da tenere in considerazioni è, per di più, la complessità creata dalle differenti categorie merceologiche trattate da Neologistica: farmaci, prodotti chimici (anche pericolosi), materie prime, materie stoccate a basse temperature, abbigliamento, cosmetici e prodotti per l’agricoltura.

È, di conseguenza, chiara la preparazione e la professionalità con le quali gli operatori di questo reparto devono ogni giorno assistere i clienti dell’azienda, per poter garantire loro un servizio efficiente e di qualità.

Fra i vari servizi offerti è presente anche il contatto diretto con le farmacie. È un servizio ad elevato valore aggiunto, di cosa si tratta precisamente?

Questa attività è estremamente importante e la svolgiamo in particolare per dei prodotti che curano anche malattie croniche. Le farmacie che non reperiscono il prodotto sul mercato, ci contattano e noi immediatamente provvediamo, tramite il nostro portale, a inserire l’ordine ed in seguito a evaderlo. Codifichiamo le farmacie in modo tale che nel nostro data base siano schedate tutte le informazioni che possono interessare la chiusura della richiesta del cliente e la consegna del farmaco. Può anche accadere che ci capiti di gestire ordini urgenti, qualora il paziente non sia coperto della cura e abbia quanti necessità tempestiva di assumere il farmaco.

In questo modo garantiamo un servizio completo e un assistenza costante ai nostri clienti.