TENDER LOGISTICO: COME AFFRONTARLO?

Attraverso un intervista Neologistica racconta come sostenere correttamente un tender logistico

Il tender logistico rappresenta un’attività estremamente importante e complessa.

Per questa ragione, grazie all’intervista al Dott. Pio Boscheri, Consulente Manageriale di Neologistica, abbiamo approfondito questa tematica.

Cosa si intende con il termine “tender logistico”?

Con il termine “tender” intendiamo, generalmente, tutto ciò che ruota attorno ad una richiesta di offerta o gara di appalto per l’acquisto di beni o servizi, generalmente di una certa complessità.

Se vogliamo circoscrivere un po’ l’argomento di discussione, possiamo, per capire meglio, focalizzarci sui servizi di magazzinaggio e trasporto dove, tra l’altro, ho acquisito la maggiore esperienza nell’arco degli anni. Ho avuto l’opportunità di gestire i processi coinvolti sia dalla parte di chiede il servizio, sia dalla parte di chi offre il servizio richiesto.

Ma perché si fanno i “tender”?

Vi sono molteplici motivi che inducono le aziende a rivolgersi al mercato del magazzinaggio e trasporto per conto terzi. Posso provare ad accennarne a qualcuno:

• Con la crescita del business, aziende che gestiscono in proprio magazzini e trasporti, si accorgono che hanno sempre più difficoltà a seguire l’aumento di complessità di gestione che questi elementi della supply chain richiedono per poter competere sul mercato. Ci si accorge che è meglio concentrarsi sul proprio core business, delegando a specialisti di settore alcune attività, come appunto il magazzinaggio e la distribuzione dei propri prodotti. Da qui la necessità della richiesta delle relative offerte.
• Chi, invece, si avvale già di terzi per i servizi di logistica accennati, può decidere di avviare dei processi di richiesta di offerte perché non è soddisfatto del provider corrente o semplicemente perché decide di verificare se sul mercato esistono delle alternative a costi più competitivi, che poi è forse il caso più ricorrente.

Come si svolge il processo di richiesta delle offerte in un tender logistico?

Dipende dall’importanza economica dei servizi da far gestire a terzi, dalla conoscenza del mercato da parte di chi deve gestire il tender, dalle caratteristiche dei prodotti che devono esser gestiti, dalla complessità dei servizi che vengono richiesti, dalle possibili alternative esistenti sul mercato dell’offerta.

Vi possono essere più fasi, che complessivamente possono durare anche molti mesi.

Se è la prima volta che l’azienda si affaccia al mercato del magazzinaggio e distribuzione per conto terzi (ma non solo in questo caso), può iniziare con una fase generalmente chiamata RFI, ossia Request for Information. In questa fase possono essere interessate anche un numero elevato di aziende, alle quali si richiedono tutta una serie di informazioni relative alle loro caratteristiche societarie, disponibilità di spazi ed attrezzature, descrizione dei servizi offerti.

Dalla verifica delle risposte è possibile fare una prima scrematura, eliminando le aziende che già sulla carta non soddisfano le esigenze richieste, concentrandosi sulle aziende che invece meritano un approfondimento.

A questo punto può essere prevista la fase RFP – Request for Proposal o RFQ – Request for Quotation.

La RFP può essere interessante nei casi in cui, oltre agli aspetti di prezzo, considerando la complessità del servizio, sia molto importante avere informazioni più dettagliate sul come il provider logistico interpellato intenda svolgere il servizio stesso. Il grado di innovazione tecnologica presente può, ad esempio, come nel caso di Neologistica, aiutare ad interpretare le tariffe offerte per le varie prestazioni.

Si possono acquisire informazioni importanti per capire la solidità dei processi logistici gestiti e la capacità effettiva di garantire la qualità dei servizi offerti.

La RFQ è analoga alla RFP, ma focalizzata principalmente sugli aspetti economici.

Il risultato di queste fasi del processo di offerta è l cosiddetta “short list”, ossia la lista dei (pochi) candidati, con i quali saranno previsti ulteriori approfondimenti per arrivare, infine, alla scelta del provider logistico finale.

Quali sono gli elementi fondamentali che deve contenere una richiesta di offerta per magazzinaggi e distribuzione?

Per poter calcolare i costi di gestione, l’operatore logistico ha bisogno di conoscere tutte le informazioni che sono indispensabili per calcolare gli spazi necessari allo stoccaggio, per capire le eventuali attrezzature occorrenti e per valutare tutte le movimentazioni della merce. Anche per calcolare i costi di trasporto servono informazioni dettagliate sul numero di spedizioni, aree geografiche di destinazione.

Detto così, sembrerebbe abbastanza logico e semplice; in pratica è così?

Assolutamente no. Purtroppo sono rari i casi in cui vengono fornite in prima battuta le informazioni utili o indispensabili per poter calcolare i costi che sono ovviamente necessari per poter sottoporre un’offerta. La conseguenza è che se, come spesso accade, non è possibile ottenere ulteriori approfondimenti, nell’elaborazione dell’offerta dovrà essere considerato un certo margine per coprire eventuali rischi dovuti a carenza di informazioni. Non è raro che ciò possa poi essere motivo di esclusione dalla gara, soprattutto nei confronti di chi sta già gestendo il business, che ovviamente conosce perfettamente il lavoro.

Sappiamo che vengono organizzati dei seminari specifici sulle modalità di gestione di un tender logistico, ma è possibile dare qualche indicazione concreta sugli elementi che Neologistica desidera conoscere per poter valutare un’offerta?

Possiamo provarci; per essere più concreti, possiamo delimitare il campo ad una richiesta di offerta per magazzinaggio e distribuzione di prodotti farmaceutici.

Come esposto precedentemente, per quanto riguarda i magazzinaggi, servono sostanzialmente le informazioni per valorizzare spazi e movimentazioni.

Riporto un po’ di esempi di dati di cui sarebbe opportuno disporre:

Va comunque osservato che sono rari i casi in cui in una richiesta di offerta riusciamo a trovare, in maniera sintetica ed ordinata, un riepilogo delle informazioni come esposte precedentemente.

Spesso questi dati di dettaglio, perfettamente noti al provider logistico che gestisce operativamente le movimentazioni per conto della propria mandante dei servizi, vengono custoditi gelosamente e non svelati alla mandante stessa, perché possono rappresentare, per il provider logistico, un vantaggio competitivo nel caso la mandante intenda appunto sondare il mercato per verificare i prezzi in essere.

La politica di Neologistica, a questo riguardo, è di totale trasparenza: tutte le informazioni relative alle anagrafiche dei prodotti e delle movimentazioni vengono fornite alla proprie mandanti attraverso reportistiche che vengono concordate insieme.

E per quanto riguarda i trasporti?

Anche per una corretta valutazione dei costi di trasporto servono informazioni dettagliate. Servono informazioni per capire che tipo di vettore deve essere impiegato per garantire la qualità delle consegne richieste dal cliente. Qualche esempio di informazione utile al riguardo:

• Temperature di trasporto da rispettare
• Canali distributivi utilizzati (grossisti, farmacie, ospedali, negozi specialistici, privati…)
• Tempi di consegna richiesti
• Livello di tracciabilità delle consegne richiesto…

Oltre a questi dati di carattere generale, servono poi i dati di dettaglio; espongo di seguito un estratto delle nostre check-list:

E se dovesse dare un consiglio a chi deve approcciare un tender?

Prima di iniziare, chieda come impostare la raccolta dati a Neologistica, che sarà ben lieta di dare tutto il supporto possibile. Potranno essere dati consigli anche sulle modalità di tariffazione più opportune ed eque da adottare.

In cambio Neologistica chiederà ovviamente di essere invitata a partecipare alla gara.

Poi … vinca il migliore!